できるだけキャンセルが起こらないように対応しよう
忙しいときほど困るのが、予約していた患者さまの急な「キャンセル」。他の患者さまの予約を断わっていたり、スタッフの人数を調整したり、見込んでいた売上がなくなったり…院にとってメリットはありません。キャンセル率を低下させるためには、できるだけキャンセルが起こらないよう対策を実施すること、キャンセルが起こったときにすぐに対応ができるよう準備をしておくことが大切です。
ハニースタイルで簡単にキャンセル対策！
新患にもキャンセルのルールを周知できる
院のコンセプトやルールを自由に記載
新患が予約をとる窓口であるハニースタイル公式サイトの院ページには、注意事項などを自由に記載できます。「キャンセルはお電話でお願いします」「無断キャンセルはキャンセル料が発生します」など、院独自のキャンセルポリシーを記載することで、新患にも予約をする時点でキャンセルのルールを認識してもらえます。その他にも院ページにはたくさんの情報を載せることができるので、院のホームページを作るのはちょっと…という方にもおすすめです。
初回来院時に自動で配信されるお礼メール
また、初回来院時に自動で配信されるお礼メールにも自院のキャンセルポリシーを記載できるため、ルールを周知するタイミングが多くあります。
キャンセル者の傾向が分かる
予約、キャンセル情報が一覧で確認できます
ハニースタイルはただの予約システムではなく、顧客ごとに予約、キャンセルの情報をすべて記録しています。さらに、顧客ごとに過去のメッセージのやりとりやどんなメニューを受けているかなども分かるため、日ごとのキャンセル数はもちろんのこと、キャンセルが多い患者さまに共通の傾向なども分析できます。
リマインダーメールで無断キャンセル防止
予約確認メールは自動で配信されます
接骨院の患者さまは１週間、２週間…１ヶ月先の予約をおさえておくこともあります。無断キャンセルをする患者さまの理由で多いのが「予約を忘れていた」から。前日に全員に電話をして、予約の確認をできたら良いものの、実際にはなかなかできません。ハニースタイルは予約が入っている患者さまにリマインダーとして、予約の15分～24時間前に予約確認メールが自動で配信されます。予約をしていた日時が記載されているので、忘れていた患者さまにも事前に思い出してもらえます。
キャンセルの空き情報をすぐに既存顧客にお知らせ
ハニースタイルでは顧客に簡単にメールを送れるメッセージ機能があります。所要時間数分で簡単にメッセージを配信できるから、当日の朝に午後のキャンセル枠を案内することも可能です。案内を受けた患者さまは、ネットからすぐに予約が可能！いざ、キャンセルが発生してしまったときの対策もできます。
キャンセル者へのフォローができる
予約をとっていたものの用事ができて事前キャンセルをしてしまった、すっかり忘れていて来院できなかった…など、キャンセルをしてしまった人は「なんだか次行きにくいな…」と感じている可能性があります。ハニースタイルならキャンセルをされた方にも、メール機能でメッセージを送り、次の来院を促せます。また、キャンセルした患者さまへ送るための文章があらかじめ用意されたメッセージテンプレートを使えば、時間や労力をかけずにメッセージを送れます。
接骨院マネジメントシステム「ハニースタイル」は、効率的なネット集客と予約システム、患者とのコミュニケーション手段を提供する接骨院、整骨院、鍼灸院など柔整業界に特化したシステムです。
